Audit interne de votre laboratoire cosmétique : conformité aux BPF
Pourquoi un audit interne est essentiel ?
L.O. évaluation cosmétique vous propose de voir votre laboratoire cosmétique
Conformité aux Normes BPF
Conformément au chapitre 16 de la norme ISO 22716, il est essentiel de mener régulièrement des audits internes réalisés par du personnel qualifié. Cette démarche est cruciale pour assurer la conformité de votre laboratoire cosmétique avec les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) et les réglementations cosmétiques en vigueur. Au-delà d’une simple vérification, cet audit représente une opportunité vitale pour maintenir et actualiser votre système qualité et vos procédures, garantissant ainsi leur pertinence face à l’évolution constante de votre entreprise.
Votre documentation et vos pratiques forment un système dynamique qui doit s’adapter en parallèle de l’évolution de votre entreprise. Dans un secteur où la réglementation est en perpétuel changement, il devient impératif de prendre le temps nécessaire pour des évaluations et des audits réguliers, afin de garantir une adéquation continue avec les normes en place.
Il est à noter que ces audits internes ne se limitent pas aux grands laboratoires cosmétiques. Ils sont tout aussi pertinents et nécessaires pour les structures plus modestes et artisanales, telles que les savonneries ou les entreprises transformant des produits agricoles. En effet, quelle que soit leur taille, toutes les entreprises œuvrant dans le domaine cosmétique doivent s’engager dans cette voie de conformité et d’amélioration continue.
Défis pour les petites entreprises artisanales
Les petites structures artisanales, notamment dans le domaine cosmétique, sont confrontées à des défis spécifiques pour se conformer aux normes telles que l’ISO 22716 :
Les petites structures artisanales, notamment dans le domaine cosmétique, sont confrontées à des défis spécifiques pour se conformer aux normes telles que l’ISO 22716 :
Manque de personnel expert
Souvent, les fondateurs de marques cosmétiques n’ont pas de formation spécifique dans ce domaine. Cela rend complexes la compréhension et l’application des Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) ainsi que des réglementations en vigueur. Même avec la meilleure volonté, il est courant que les responsables, bien qu’engagés, rencontrent des difficultés à identifier les non-conformités et les opportunités d’amélioration au sein de leur structure.
Problématique d’indépendance dans les audits
Selon l’ISO 22716, un audit efficace nécessite un point de vue indépendant et impartial. Toutefois, dans les petites entreprises, souvent composées d’une seule personne ou d’une équipe aux rôles multiples, il est rare de trouver un auditeur interne indépendant. Lorsque l’on est soi-même à l’origine des pratiques mises en place, il devient particulièrement difficile d’effectuer une évaluation objective lors d’un audit. Cette situation soulève le besoin d’un regard extérieur pour une évaluation juste et complète des processus en place.
Réalisation d’audits internes en cosmétique
La conformité au chapitre 16 de la norme ISO 22716 peut s’avérer complexe, surtout pour les petites entreprises cosmétiques, comme souligné précédemment. Dans ce contexte, il est souvent judicieux de faire appel à un prestataire extérieur pour réaliser des audits internes de manière ponctuelle. Cette démarche assure une évaluation objective et professionnelle de vos pratiques.
L’Importance des auto-évaluations
Cependant, il est essentiel de ne pas sous-estimer l’importance des auto-évaluations régulières. Effectuer des auto-évaluations de vos Bonnes Pratiques de Fabrication est un exercice bénéfique, permettant d’identifier et d’améliorer continuellement votre système qualité. Il est conseillé de réaliser ces auto-évaluations au moins une à deux fois par an. Parallèlement, l’intervention d’un prestataire externe tous les trois ans peut compléter efficacement ce processus.
Adaptation à la taille de l’entreprise
Dans les structures plus importantes, l’audit interne peut nécessiter une fréquence plus élevée, adaptée à la taille et aux spécificités de chaque laboratoire. Une entreprise plus grande, avec des processus plus complexes, bénéficiera d’audits réguliers pour assurer une conformité continue et une gestion optimale de la qualité.
Audit et évaluation par L.O. Évaluation Cosmétique
Nous offrons des services d’audit et d’évaluation au sein de votre structure, menés par une auditrice certifiée (EOQ) et expérimentée. Notre objectif est de fournir un regard extérieur pour évaluer la conformité aux obligations légales et vous préparer à d’éventuels contrôles par les autorités compétentes telles que la DGCCRF.
Planification de l’audit BPF
Premier contact et analyse des besoins
Ce processus commence par un échange pour comprendre spécifiquement vos besoins et attentes. Cette étape est cruciale pour identifier votre activité, vos spécificités. En effet, aucune entreprise n’est comparable. N’hésitez pas à nous contacter ici pour en discuter.
Création d’un plan d’audit sur mesure
Après notre première discussion, et si vous souhaitez toujours la réalisation d’un audit au sein de vos locaux, un plan d’audit détaillé est élaboré. Ce plan couvrira tous les aspects importants de votre entreprise, des processus de production aux systèmes de gestion de la qualité, et inclura un calendrier pour chaque activité d’audit. Ainsi, il sera possible de vous préparer si besoin à l’audit.
Comment se déroule l’Audit sur site ?
Une fois une date choisie pour la réalisation de l’audit, voici le déroulé type d’un audit interne au sein de votre structure :
Ouverture d’audit
La journée d’audit commence par une session d’ouverture où nous discutons du déroulement prévu et explorons l’historique de votre entreprise. C’est une occasion de partager les valeurs, les missions et les visions qui guident votre entreprise.
Visite guidée des locaux et observation
Une visite complète des locaux vous permet de montrer le parcours des produits, de la réception des matières premières à la livraison des produits finis. Cette étape est essentielle pour évaluer les processus physiques et opérationnels en place.
Examen de la documentation conforme à l’ISO 22716
Nous réalisons un examen minutieux pour vérifier comment les exigences de la norme ISO 22716 sont mises en œuvre dans vos opérations quotidiennes. Pour ce faire, nous passerons en revue les différents chapitres des bonnes pratiques de fabrication afin de nous assurer que les exigences sont correctement appliquées au sein de votre entreprise.
Vérification de la traçabilité et de la conformité réglementaire
Une vérification de la traçabilité d’un ou plusieurs produits sélectionnés est effectuée pour évaluer l’efficacité de vos systèmes de suivi et de contrôle de la qualité. Cette étape permet également de vérifier la conformité de vos produits avec la réglementation cosmétique en vigueur.
Réunion de clôture
Cette réunion représente une opportunité pour discuter des observations réalisées au cours de l’audit, fournir des retours immédiats, et établir les prochaines étapes. Elle permet une interaction directe et constructive, essentielle pour le succès du processus d’audit.
Rapport d’audit et accompagnement personnalisé
Rapport détaillé
À la suite de l’audit, un rapport complet et écrit vous est fourni. Ce document contient des observations détaillées, assurant que rien ne soit oublié. Nous comprenons que les journées d’audit peuvent être intenses ; ce rapport est donc conçu pour vous fournir une base solide et exhaustive, sur laquelle vous pouvez fonder vos actions correctives, garantissant ainsi qu’aucun élément crucial ne soit négligé.
Support post audit
Nous proposons aussi un support post audit, une assistance optionnelle pour vous aider à résoudre tout écart ou manquement identifié lors de l’audit. Ce soutien peut prendre la forme d’un accompagnement à long terme, conçu pour vous aider à atteindre la conformité et à améliorer votre système qualité. Ou alors, nous offrons des séances de conseils personnalisés, idéales pour aborder des problématiques spécifiques ou des difficultés rencontrées dans l’application de certaines recommandations de l’audit.
Notre objectif est de vous assurer que vous ne vous sentiez jamais abandonné après l’audit. Si vous le souhaitez, nous pouvons continuer à vous soutenir dans votre démarche d’amélioration continue, contribuant ainsi au succès et à la conformité de votre laboratoire cosmétique.